Unsere digitale Arbeitswelt entwickelt sich stetig weiter und mit ihr die Werkzeuge, die uns ein effizientes und nahtloses Zusammenarbeiten ermöglichen.
Die von Microsoft im November 2021 angekündigte Loop-App ist ein Fortschritt im Bereich der Kollaborationslösungen innerhalb des Microsoft Office 365-Ökosystems. Die App zielt darauf ab, Teams, die räumlich getrennt arbeiten, eine qualitativ hochwertige Plattform für ihre Zusammenarbeit zu bieten. Durch die innovative Fluid-Framework-Technologie ermöglicht Loop einen integrierten, synchronisierten und anwendungsübergreifenden Arbeitsfluss, der die Produktivität innerhalb von Hybridteams maßgeblich optimieren kann.
Die Microsoft Loop-App stellt eine Meta-Anwendung dar, die diverse Elemente und Funktionen von Microsoft Office 365 unter einem Dach vereint und flexibel miteinander verknüpft, um das Teilen und Bearbeiten von Inhalten in Echtzeit zu erleichtern. Die Frage, die sich nun jedoch stellt, ist: welchen wirklichen Mehrwert und welche revolutionären Funktionen kann die Microsoft Loop-App für Unternehmen und ihre Mitarbeiter liefern? Der folgende Blog Beitrag bietet Ihnen einen detaillierten Überblick über die Eigenschaften, die Funktionsweise und die praktische Anwendung von Microsoft Loop im Bereich der digitalen Kollaboration.
Los geht's!
1. Funktionen und Möglichkeiten der Microsoft Loop-App
Microsofts Loop-App ist eine innovative Plattform, die Teams dabei unterstützen kann, Informationen aktuell zu halten und zusammenzuarbeiten.
Die App ist in drei Hauptkomponenten gegliedert, um Flexibilität und Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen zu fördern.
Zentralisierte Loop-Arbeitsbereiche: Diese Meta-Ebene ermöglicht die Integration diverser Anwendungen und Inhalte aus Office 365. Nutzer können Daten, Informationen und Dateien zu bestimmten Projekten oder Themen sammeln und in Echtzeit bearbeiten.
Anpassbare Loop-Seiten: Als dynamische Leinwände bieten sie Raum, um verschiedene Arbeitskomponenten für ein Thema zu arrangieren und gemeinschaftlich zu nutzen.
Modulare Loop-Elemente: Diese kleineren Anwendungen und Komponenten sind die Basis für direkte Kollaboration und Interaktion innerhalb eines Teams. Dabei kann es sich um Werkzeuge wie gemeinsam bearbeitbare Tabellen, Aufgabenlisten für die Projektorganisation oder Kommunikations-Threads für abgestimmte Teamabsprachen handeln.
2. Die Loop-Anwendung im Vergleich zu den Loop-Teilen
Die Erweiterungen für Microsofts Office-Umgebung verbinden Einzelanwender und fördern so eine effektive Zusammenarbeit, indem sie das Konzept des Teams oder Einzelnutzers über die Grenzen der einzelnen Anwendungen hinweg erweitern. Diese Innovation stützt sich auf die sogenannten Loop-Komponenten, basierend auf der fortschrittlichen Fluid-Technologie, welche seit 2019 Entwicklern für Office-365-Anwendungen zur Verfügung steht.
Diese Komponenten sind nicht nur kopierbar und verschiebbar, sondern auch stets synchronisiert, unabhängig davon, in welcher Office-App sie gerade gebraucht werden.
Das hat verschiedene Vorteile:
Fluid-Technik: Ermöglicht nahtlose, anwendungsübergreifende Kooperation innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems.
Einsatz in Office 365: Einzelne Komponenten sind schon in Apps wie Teams, Outlook, Word und OneNote integriert
Anwendungsübergreifende Funktionalität: Die Loop-Komponenten leisten eine erweiterte Zusammenarbeit durch neuartige, flexible Seiten und zentrale Arbeitsbereiche der Loop-App.
Automatische Aktualisierungen: Die Kollaboration wird durch stets synchronisierte Komponenten auf dem neuesten Stand gehalten, was für eine effektive Echtzeit-Zusammenarbeit sorgt.
Die Loop-App erweitert die bereits verfügbaren Komponenten um ein zentrales, zeitgemäßes Interface, welches die Kollaboration in agilen Teams in Echtzeit und in einem größeren Rahmen fördert und die Arbeitsabläufe von Unternehmen optimiert.
Zwischendrin eine kleine Verschnaufpause.
3. Funktionsweise von Komponenten, Seiten und Arbeitsbereichen in Loop
Wie funktionieren nun die „Komponenten“ in Loop?
In Loop setzt Microsoft auf sogenannte Komponenten – das sind eigenständige, flexible Anwendungseinheiten, die die digitale Kooperation verbessern sollen. Diese Einheiten umfassen eine Vielfalt an Werkzeugen für Teamarbeit, wie:
In Echtzeit bearbeitbare Listen und Tabellen
Notizblöcke für Dokumentation
Diskussionsforen innerhalb von Chats
Checklisten
Aufzählungen
Projektstatusanzeige
uvm.
Ein entscheidender Vorteil dieser Elemente ist die Speicherung in der Cloud als Fluid-Datei, was es ermöglicht, sie zu teilen und zu kopieren, was wiederum die Verfügbarkeit in verschiedenen Microsoft 365-Anwendungen wie Teams oder Outlook sicherstellt. Die Synchronisation erfolgt automatisch, wodurch Datenkohärenz in allen Tools gewährleistet wird und stets mit den aktuellsten Daten gearbeitet wird. Diese Komponenten lassen sich zudem flexibel auf den sogenannten Loop-Seiten anordnen.
Die „Seiten“ in Loop
Die Loop-Seiten bieten einen nahezu unbegrenzten Arbeitsraum, in dem Komponenten beliebig oft hinzugefügt, positioniert und gemeinsam bearbeitet werden können. Hier können auch weitere Elemente wie Bilder und Dokumente platziert werden. Die Features der Loop-Seiten beinhalten:
Automatische Größenanpassung je nach Inhalt
Echtzeitaktualisierung für alle Teilnehmer mit individuellen Cursor-Farben
Hervorhebung von Änderungen zur besseren Nachvollziehbarkeit
Status-Updates
Dadurch fördern Loop-Seiten ein agiles, dynamisches Arbeitsumfeld, das bestens geeignet ist für Planung, Brainstorming und sowohl synchrone als auch asynchrone Bearbeitung.
Die „Arbeitsbereiche“ in Loop
Als zentrale Sammelstellen kombinieren die Arbeitsbereiche in Loop alle Seiten und Komponenten eines Projekts und bieten eine "Meta-Ebene" für eine saubere Organisation und besseren Überblick. Die Integration von Daten aus anderen Microsoft 365-Anwendungen ist ebenso möglich. Funktionen dieser Bereiche sind:
Visualisierung des Fortschritts und erleichterte Reaktion auf Veränderungen
Benachrichtigungen, Statusanzeigen und Aufgabenlisten zur Fortschrittsüberwachung
Möglichkeit zur Gruppierung von Inhalten nach Relevanz
Die Arbeitsbereiche dienen somit als übersichtliche Plattform für Teams, um die Übersicht zu behalten und effizient zu kommunizieren.
4. Praxisanwendungen der flexiblen Teamarbeit mit der Loop-App von Microsoft
Mithilfe der in Microsoft Teams integrierten Loop-Komponenten lassen sich die täglichen Arbeitsprozesse deutlich agiler gestalten. Zum Beispiel kann innerhalb eines Team-Chats mit mehreren Personen eine Entscheidungstabelle mit verschiedenen Spalten für Vor- und Nachteile sowie Abstimmungsoptionen erstellt werden, um Projektvorgehensweisen zu koordinieren.
Erstellen Sie eine Entscheidungstabelle als Loop-Komponente und nutzen Sie diese flexibel in anderen Anwendungen. Kopieren Sie einfach den Link der Loop-Komponente über die Schaltfläche "Link kopieren" und fügen Sie diesen in einer bevorzugten Anwendung ein (mit "Strg + V").
Jegliche Modifikationen, die in der betreffenden Loop-Komponente durchgeführt werden, synchronisieren sich daraufhin automatisch und systemübergreifend. Dies gewährleistet eine überall konsistente und echtzeit-aktualisierte Informationsbasis.
Sollten im Nachhinein zusätzliche Mitglieder in den Entscheidungsprozess integriert werden, kann die Abstimmungstabelle unkompliziert über den geteilten Link in einem neuen Chat oder per E-Mail weitergegeben werden.
Da sämtliche Abstimmungstabellen auf derselben Loop-Komponente beruhen, zeigen sie ständig den identischen, aktuellen Bearbeitungsstand. Einsehbar ist dies auch an den in der rechten oberen Ecke des Loop-Bausteins angezeigten Nutzer-Icons.
Ein zusätzliches Anwendungsbeispiel ist das Teilen von kundenspezifischen Datensätzen aus Microsoft Dynamics 365 mittels einer Loop-Komponente an Mitarbeitende im Außendienst. Veränderungen, die der Außendienstmitarbeiter in der Loop-Komponente vornimmt, aktualisiert das System unverzüglich in Dynamics 365, was zu einer erheblichen Arbeitserleichterung führt, ohne dass separate Anmeldungs- und Berechtigungsprozesse für die Dynamics-Anwendung erforderlich sind.
5. Preisgestaltung der Microsoft Loop-Anwendung
Verfügbarkeit: Kostenlos für Nutzer mit Microsoft 365/Office 365 Abonnements
Ohne ein Abonnement: Zugang zu Loop nicht möglich
Spezielle Ausrichtung: Optimiert für die Verwendung im Rahmen von Microsoft 365
Fazit:
Microsoft Loopwurde dafür konzipiert, Ihnen die Zusammenarbeit und das digitale Arbeiten zu erleichtern und die Leistungsfähigkeit mit den Office 365-Tools zu steigern. Ein gelungenes Tool für das Work Management & eine sinnvolle Ergänzung in der Microsoft 365 Bubble!